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送付状（添え状）のテンプレと、FAX・郵送で失礼にならないマナー

請求書や見積書を送る際、何も付けずに送って大丈夫だろうか——そう迷うことはありませんか。送付状（添え状）は、書類を送る際の礼儀です。テンプレを用意しておくと、毎回の手間が減ります。

送付状とは：何を書くのか

送付状は、メール本文や手紙の冒頭に置く案内文です。「〇〇の書類を同封（または別添）で送ります。ご確認よろしくお願いします」という内容を伝えます。

記載する項目は以下の通りです：

• 日付（発送日）
• 宛名（会社名・部署名・担当者名）
• 差出人名（個人事業主の場合は屋号・氏名）
• 簡潔な挨拶
• 送付書類の枚数・種類
• 簡潔な説明（請求書なら「下記のとおり請求させていただきます」など）
• 問い合わせ先（電話番号・メールアドレス）

厳密には、郵送・FAX・メール添付で異なりますが、基本構成は同じです。

郵送時の送付状テンプレ

見積書や請求書を郵送する場合の基本形は以下の通りです。

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令和〇年〇月〇日

〇〇株式会社　営業部 〇〇〇〇 様

個人事業主（屋号） 〇〇〇〇

いつもお世話になっております。

この度、下記の書類をお送りさせていただきます。 ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

【同封書類】 ・請求書　1枚 ・納品書　1枚

よろしくお願いいたします。

連絡先：〇〇〇〇〇〇〇〇 電話：090-XXXX-XXXX メール：xxxx@example.com

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A4用紙の上半分を使い、できれば同じフォント・紙質で統一すると見栄えが良くなります。

FAX送付時のポイント

FAX送付では、送付状が「受信側の確認票」として機能します。以下を気を付けてください：

ページ枚数を最初に書く： 「本送付状を含む全3枚」と明記します。受信側が枚数を数え、欠落がないか確認しやすくなります。

送付日時と送信人の連絡先は必須： トラブル時の追跡に必要です。同時に「恐れ入りますが、到着後お返事ください」と一言添えると親切です。

重要事項は本文に併記： FAXが不鮮明な場合に備え、重要な数字（金額など）は後からメールでも送るか、「別途メールでもお送りします」と記載します。

郵送・FAX共通の注意点

敬語・句読点を確認する： 「させていただきます」「恐れ入りますが」など、丁寧な表現を心がけてください。句点（。）の打ちすぎは避け、読みやすさを優先します。

宛名の敬称を統一する： 会社名に「様」は付けません。「〇〇株式会社」「営業部長 〇〇〇〇 様」が正式です。

書類の種類・枚数は正確に： 送り忘れ防止のため、実際に数えながら記載してください。「請求書1枚、見積書1枚」と明示すれば、受け取り側の確認も簡単です。

メール添付の場合

メール本文を送付状として機能させることが多いです。この場合、冒頭に「〇〇株式会社 営業部 〇〇〇〇 様」と宛名を置き、簡潔に書類の内容と確認事項を記載します。メール本文は200字程度、簡潔さを心がけましょう。ファイル名も「20240115_請求書_〇〇〇〇」のように日付と内容を含めると、受け取り側の整理が楽になります。

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送付状は「形式的なもの」と思われがちですが、実は信用構築の第一歩です。丁寧な送付状があるだけで、相手は「この人・会社は細かく気を配る」と感じます。毎回同じテンプレから始めれば、作成時間も1分以下です。

手書きのテンプレを保存しておくのもいいですし、「サクッとツール」のような送付状テンプレ（https://sakuttotool.jp/platform/tool-soufu.html）を使えば、入力欄に社名や金額を入れるだけで完成します。