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発注書と注文請書の違い│どちらを出すべきか実務判断ガイド

発注書と注文請書は役割が正反対

発注書は「仕事や商品をください」と依頼する側が出す書類です。一方注文請書は「その仕事・商品を受けます」と受ける側が出す書類。同じ取引なのに、立場によって出す人が違います。

建設業や製造業では特に重要です。発注者が下請け業者に工事を指示するとき、下請けが「了解しました」と返すために注文請書を使います。これがないと、後から「そんな話は聞いていない」というトラブルに発展しやすいのです。

相手が要求したら必ず出す

多くの場合、発注者（お客さん）が発注書を出し、受注者（あなた）が注文請書で応じる流れです。特に法人取引では、相手が「発注書と注文請書をください」と明示することも増えています。

消費税の仕入税額控除の要件として、発注書と納品書のペアが求められることもあります。「面倒だから」と提出を避けると、相手の税務判断に悪影響を与え、信用を失う可能性があります。相手が求めたら、応じるのが鉄則です。

個人事業主でも「注文請書」は出した方が無難

個人事業主は「そこまで厳しくしなくていい」と考えがちですが、相手が企業なら要求されることがあります。見積書で了承をもらった段階では「概算」に過ぎず、注文請書で正式に「このスペック・納期・金額で承諾する」と示すことで、後々のズレを防げます。

特に以下の場合は注文請書を準備しておきましょう：

• 相手が「発注書を切る」と言ってきた
• 金額が30万円以上の比較的大きな案件
• 納期・仕様が複雑で後から変更される可能性がある

発注書は「出す」場合と「もらう」場合で判断が変わる

あなたが業務委託先や材料仕入先に指示を出す側なら、発注書を用意すべきです。「この日までにこれを納めてください」という正式な指示書になり、納期遅延やキャンセル料の根拠になります。

一方、あなたが受ける側なら、相手の発注書に対して注文請書で返すのが正解です。わざわざ逆向きの発注書を出す必要はありません。相手の発注書に「了解」のハンコを押して返すだけでも機能することもあります。

チェックリスト：どちらを出すか迷ったら

• 相手が「発注書・注文請書をください」と言った → 両方準備する
• あなたが指示・注文する側 → 自分で発注書を作って出す
• あなたが受ける側で、相手が発注書を出してきた → 注文請書で返す
• 相手が個人・小規模事業者で書類に厳しくない → 見積書の了承メールでも許容される場合あり（ただしリスク高い）

最後の場合でも、後から「金額が違う」「納期が違う」というトラブルが起きたら書類がないので泣き寝入りになります。手間は数分ですから、簡単なテンプレートで良いので用意する価値はあります。

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