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経費精算書の書き方と、立替金でもめないためのチェックリスト

経費精算は、従業員が会社のお金を立て替えたときの返金手続きです。「いつ払うのか」「何を書くのか」がはっきりしないと、トラブルのもとになります。この記事では、書類づくりと返金タイミングの実務ポイントを解説します。

経費精算書に必ず書く5項目

経費精算書に法律で決まった様式はありませんが、後で紛争が起きないよう次の情報は必須です。

• 日付（精算申請日）：いつ申請したか明確にする
• 従業員名・部門：誰が立て替えたか記録する
• 支出日・内容：いつ何を買ったか（領収書の日付と一致させる）
• 金額・消費税区分：領収書から正確に転記する
• 立替理由：出張費、備品購入など簡潔に記述

領収書やレシートをすべて貼付するか、別紙でリスト化します。特に5万円を超える支出は領収書が必須です。これらは税務調査時に求められるので、3年間の保管が必要です。

返金タイミングで「後払い」にしないコツ

経費精算の返金日が曖昧だと、従業員から不信感を招きます。以下のルールを会社で決めて、給与明細や掲示板に貼り出しておきましょう。

返金日の一般的なパターン：

• 月1回締切、翌月の給与に上乗せ（最も一般的）
• 月2回締切、専用振込で即返金（立替が多い部門向け）
• 5日以内に専用口座に振込（出張時など急ぎの場合）

返金遅れは従業員の現金流出になるため、給与との連動が現実的です。ただし給与控除で返金すると、給与減に見えて不公正感が強まるので、加算・振込で返金する方が透明性が高いです。

チェックリスト：もめない精算手続き

以下を確認してから返金処理をしましょう。

提出時チェック（従業員側）

• □ 領収書を貼付、または一覧表で領域を記入
• □ 支出日、金額、税区分を確認
• □ 上司の承認印を取得
• □ 会社のルール（締切日など）に従っているか

確認時チェック（経理側）

• □ 領収書の日付と精算書の日付が整合しているか
• □ 金額の足し算に誤りはないか
• □ 私的費用が混入していないか（交際費や個人物など）
• □ 前月分の精算漏れはないか

特に領収書の日付と精算申請日が遠い場合は、「なぜ今頃申請するのか」と確認し、月をまたいだ二重計上を防ぎます。

立替金が多くなったら「立替金台帳」を作る

従業員ごとの立替金の残高を管理する簡易台帳があると、返金漏れを防げます。

月1回、この台帳をチェックして「未払い分が15,000円以上ある社員は返金待ちになっていないか」と確認するだけで、数ヶ月も返金遅れが続く事態を防げます。給与計算ソフトの立替金機能を使ってもよいですが、小規模なら Excel で十分です。

最後に：領収書紛失時の対応

交通系 IC カード利用料や立駐料など、領収書を得られない支出もあります。この場合は「出張報告書」や「交通記録」で実費を証明し、「領収書不在の理由」を簡潔に記入しておきます。税務調査時にすべてが認められるわけではありませんが、記録があれば心配は減ります。最終的には税務署の判断になるため、金額が大きい場合は税理士に相談してください。

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経費精算の書式や立替金の管理は、ルールをシンプルにして従業員に周知することが最重要です。「サクッとツール」の経費精算書テンプレートなども活用しながら、https://sakuttotool.jp/platform/tool-keihi.html で試してみる手もあります。