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古物商の台帳記載ルール完全ガイド──警察検査で指摘されない記録法

古物商許可を持つ事業者なら、毎日の買い取りや販売記録は避けられない責務です。警察の立ち入り検査で「台帳の記載が不十分」と指摘されれば、警告にとどまらず許可取り消しのリスクも生じます。本記事では、実務で求められる台帳の記載ルールを具体的に解説します。

法律で定められた「必須記載項目」は8項目

古物営業法施行規則で定められた台帳には、以下の8項目を必ず記載しなければなりません。

1. 取引の年月日 2. 品物の品名・種類 3. 数量 4. 特徴・色・傷・キズなど（識別情報） 5. 売り手の名前・住所・電話番号 6. 売却額 7. 身分証確認の種類と番号 8. 売り手の署名または捺印

不動産や車両の場合はさらに詳細が必要（登録番号、所有者名など）。まとめると、「誰から・何を・いつ・いくらで買ったか・本人確認をしたか」を漏れなく記す必要があります。

記載のタイミングと保存期間

取引記録は取引当日に記載する のが鉄則です。後日まとめて書くと、検査官に「随時記載の義務を怠った」と判断されやすくなります。手書き・デジタル両方対応していますが、修正液で消すなど改ざんは厳禁。訂正線を引いて署名するか、新しいシートに記載し直す方が安全です。

保存期間は 取引から3年以上 。店舗を閉じるまで保管してください。警察は予告なく立ち入り検査をすることがあります。

身分証確認の記録が最も指摘されやすい

検査官が最初に目にするのは「売り手の本人確認」欄です。運転免許証・マイナンバーカード・パスポートなど、提示された証明書の種類と番号を正確に記録しなければ、「確認したが記録していない」と同じ扱いを受けます。

ここで起こりやすい間違い：

• 免許証番号の一部を省略している
• 確認した証明書の種類を書いていない
• 住所が記載されていない証明書を受け入れている

特に盗難品の買い取りを防ぐために、警察は本人確認の厳格さをチェック します。同じ品名ばかり売却する人や、相場よりも異常に安い価格での売却があれば、更に詳しく確認が及ぶこともあります。

チェックリスト──毎月の記録確認習慣

月1回は台帳をチェックして、以下を確認します。

• [ ] 全ての取引が記載されているか（漏れがないか）
• [ ] 身分証番号が正確か
• [ ] 売り手の署名・捺印が漏れていないか
• [ ] 品物の特徴や傷が分かるレベルで記載されているか
• [ ] 金額は正確か
• [ ] 修正箇所に訂正者の署名があるか

紙の台帳の場合、インク消えを防ぐため油性ボールペンの使用がおすすめです。デジタル記録なら、バックアップをクラウドか別ドライブに保存しておきましょう。

警察の立ち入り検査は古物商の業務停止や許可取り消しの入り口になります。大切なのは「法律で定められた8項目を漏らさず、当日中に正確に記載する」この1点です。台帳作成の手間を減らし、ルール遵守を確実にするなら、古物商向けの台帳管理ツール（例えば「サクッとツール」の古物商向けプラットフォーム https://sakuttotool.jp/platform/tool-kobutsu.html?id=kobutsu など）を活用するのも一案です。手書き→入力という二度手間を避けられます。