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古物商の台帳記録ミス＝営業停止リスク｜警察指導を受けないための記録ルール

古物商として営業している場合、仕入れ・販売の記録は単なる経営管理ではなく、法律で義務づけられた最重要書類です。記録が不十分だと警察の指導対象になり、最悪の場合営業停止につながります。何をいつまで残すべきか、実務的なポイントをまとめました。

警察指導を受ける理由＝台帳記録漏れと不正判断

古物営業法（古物商許可の根拠法）では、仕入れと販売の記録を「台帳」として保管し、警察の調査に応じる義務があります。警察が営業所に立ち入り調査するたびに、この台帳が確認されます。

記録が抜けていたり、日付や相手先の情報が曖昧だと「盗難品の混入を見逃す可能性がある」と判断され、指導対象になります。特に換金性の高い品目（ブランド品、電子機器、貴金属など）は厳しくチェックされる傾向です。

台帳に記入すべき最小限の項目

台帳（売買契約書と呼ぶこともある）には以下をすべて記入することが法律で定められています：

• 仕入れ側の情報：売却者の名前、住所、身分証明書番号
• 販売側の情報：買い手の名前、住所、身分証明書番号（メルカリなど個人から仕入れた場合も同様）
• 品物の詳細：品名、数量、特徴（傷の有無など）、色、サイズ
• 取引日時：仕入れ日、販売日（いつ仕入れていつ売ったかが明確でないと指導対象）
• 金額：仕入れ価格、販売価格

この項目が1つでも欠けていると、警察は「記録不備」と判断します。

台帳の保管期限＝3年間は確実に

古物営業法では台帳の保管期間が明記されています。最終取引日から3年間は保管義務があります。

実務的には以下のように対応しましょう：

• 仕入れ・販売があった日付を軸に3年カウント開始
• デジタル保管（Excel、会計ソフト）でも紙保管でも問題なし
• 3年経過後も「1年余分に保管」するクッション期間を設ける（警察調査は急に来ることが多い）
• つまり実質4年は保管する覚悟でいたほうが無難

特に個人から仕入れた品（フリマアプリ、知人から購入したリユース品など）の記録は、当該個人の身分証番号まで含めて記入漏れが多いため注意してください。

実務チェックリスト＝毎月確認の習慣づけ

記録ミスを防ぐため、毎月末に以下を確認してください：

• □ 仕入れと販売に漏れはないか（取引額0円や試供品も対象に含める）
• □ 相手先の氏名、住所、身分証番号が記入されているか
• □ 品物の説明は「〇〇品」だけでなく、傷や動作状態まで記入されているか
• □ 日付が正確に記入されているか（最初の仕入れから3年経過を追いやすくする）
• □ 過去3年分の台帳がすべて閲覧できる場所に保管されているか

デジタル管理する場合は、CSVやExcelで一覧化し、月ごと・品目ごとに整理すると警察からの急な問い合わせにも即座に対応できます。

古物商許可を持つことは「信用と法遵守」の証です。台帳記録は単なる事務作業ではなく、営業継続の生命線と考えてください。最終的には所管の警察生活安全課に一度相談し、地域や業態に応じた記録方法をあらかじめ確認しておくと、指導リスクが大幅に下がります。

記録の手入力が煩雑な場合は、古物商向けの台帳管理ツール（「サクッとツール」など、ブラウザで古物台帳を作成でき、データは端末内に保存される仕組みがあります）の導入も検討する価値があります。https://sakuttotool.jp/platform/tool-kobutsu.html?id=kobutsu