鍵受領書・引渡確認書 作成

鍵受領書・引渡確認書の書き方と基礎知識

鍵受領書（鍵受領証・鍵引渡書・引渡確認書）は、賃貸物件の入居時や不動産売買の引渡し時に、借主・買主が鍵を確かに受け取り、室内の状態を確認したことを記録するための書類です。ここでは呼び方の違い、記載すべき項目、本数・種類の明記でトラブルを防ぐ実務のポイント、売買の引渡しでの使い方、PDFでの発行・保管方法を、賃貸・売買の引渡し現場の観点で整理します。上のテンプレートに入力するとプレビューがその場で更新され、そのままPDFで発行できます。

鍵受領書・引渡確認書とは

鍵受領書は、貸主・管理会社・売主（引渡者）から借主・買主（受領者）へ鍵を引き渡した事実と、その本数・種類を記録する受領証です。引渡確認書としての役割も兼ね、入居時の設備動作や室内状態の確認結果を併記することで、後日の「聞いていない」「渡した・渡していない」といった認識の食い違いを防ぎます。賃貸借契約の付随書類として、受領者・引渡者が一部ずつ保管するのが一般的です。

鍵受領書・鍵受領証・鍵引渡書の呼び方の違い

「鍵受領書」「鍵受領証」は、鍵を受け取った側（借主・買主）の視点で受領の事実を示す呼び方です。これに対して「鍵引渡書」「鍵引渡確認書」は、鍵を渡した側（貸主・管理会社・売主）の視点からの呼び方です。名称は会社や地域によって異なりますが、記録する内容（対象物件、引渡日、鍵の種類と本数、当事者の署名）はほぼ共通で、実務上は同じ書類として扱われることが多くあります。

本ツールの書面は「鍵受領書・引渡確認書」というタイトルで、受領者と引渡者の双方が署名押印する形式です。社内で「鍵引渡書」「鍵受領証」と呼んでいる書類の代わりに使う場合は、必要な記載項目がそろっているかを確認してください。なお、国土交通省の賃貸住宅標準契約書（平成30年3月版）では、頭書の設備欄に「鍵」の項目があり、作成にあたっての注意点で鍵番号と貸出本数を記入するよう示されています。契約書に書いた本数・鍵番号と鍵受領書の記載をそろえておくと、退去時の照合がスムーズです。

鍵受領書に記載する基本項目

• 物件名・部屋番号：引渡し対象の物件を特定できるよう正式名称で記載します。
• 物件所在地：住所を記載し、対象物件を明確にします。
• 引渡日・発行日：実際に鍵を引き渡した日付を記録します。
• 鍵の種類・本数：玄関鍵・勝手口・メールボックス・オートロック・駐車場・物置など、種類ごとに本数を明記します。
• シリンダー番号・キーナンバー：鍵に刻印がある場合は控えておくと、紛失・複製時の照合に役立ちます。
• 受領者（賃借人・買主）：鍵を受け取った側の氏名と署名押印欄。
• 引渡者（貸主・管理会社・売主）：鍵を引き渡した側の氏名・会社名と署名押印欄。
• 引渡確認チェック：設備の動作確認・取扱説明書の受領・緊急連絡先など、確認した項目。

書き方のポイント（トラブル防止）

最も重要なのは、鍵の「種類」と「本数」を正確に書き分けることです。玄関鍵2本、メールボックス1本のように区分し、合計本数まで記載すると、退去時の返却枚数と突き合わせやすくなります。スペアキーやディンプルキーの予備を含めて渡す場合は、その旨も忘れず記載しましょう。オートロックの解錠キーやカードキー、駐車場・物置の鍵など、付帯する鍵も漏れなく列挙してください。受領者・引渡者双方の署名押印を得ることで、後日の紛争を避けられます。

管理会社・仲介会社が独自の様式（チェックリスト・物件状況報告書など）を用意している場合は、その様式に従ってください。本ツールの様式はあくまで一般的な参考様式です。

不動産売買の引渡し時の鍵受領

売買では、決済の場でローンの実行・残金の決済・登記申請などを同時に行うのが一般的で、買主は残金決済が終わってから鍵を受け取り、それで引渡しが終了します（不動産ジャパン「不動産の引渡しを受ける」）。売主・買主・仲介会社などが集まる慌ただしい場面だからこそ、鍵の種類と本数をその場で数えて書面に残しておくと、引渡し後に「鍵が1本足りない」「物置の鍵を受け取っていない」といった行き違いを防げます。

売買で使う場合は、受領者欄に買主、引渡者欄に売主（または売主側の会社）を記入します。玄関・勝手口の鍵のほか、門扉・物置・郵便受け・カードキーなども漏れなく列挙しましょう。付帯設備の取扱説明書や保証書を同時に渡すときは、引渡確認のチェック項目に追記しておくと、受け渡した物の記録が一枚にまとまります。

退去時の鍵返却確認との関係

入居時に鍵受領書で本数・種類を明確にしておくと、退去時の鍵の返却確認がスムーズになります。返却本数が受領本数と一致しているかを照合でき、不足があればシリンダー交換費用などの精算根拠にもなります。控えとして受領者・引渡者がそれぞれ保管し、退去時に照合する運用がおすすめです。合鍵を無断で複製していないか、渡した本数がすべて返却されたかを確認することは、次の入居者の防犯上も大切です。

国土交通省の賃貸住宅標準契約書の別表（原状回復の条件）では、鍵を紛失した場合はシリンダーの交換も含めた交換費用相当分を借主負担とし、経過年数は考慮しない例が示されています。一方、破損や紛失のない鍵の取替えは貸主負担となる例に挙げられています。実際の負担は個々の契約書の定めによるため、退去時は退去立会チェックリストで返却状況を記録し、精算は敷金精算書で内訳を示すと説明しやすくなります。

鍵受領書をPDFで発行・保管する方法

1. 物件名・所在地・引渡日、受け取った鍵の種類と本数、引渡確認の項目、受領者・引渡者の氏名を入力します。よく使う鍵は「＋ 玄関鍵」などのボタンで追加できます。
2. 「PDFで発行（印刷）」を押し、印刷画面の送信先（プリンター）でPDFとして保存する項目を選びます。表示名は「PDFに保存」「PDFとして保存」など、ブラウザやOSによって異なります。
3. 署名押印が必要な場合は、PDFを2部印刷して受領者・引渡者がそれぞれ署名押印し、1部ずつ保管します。
4. 署名済みの書面はスキャンしてPDFで保管しておくと、退去時や売買後の照合ですぐに探せます。ファイル名を「物件名_部屋番号_引渡日_鍵受領書」のようにそろえると管理が楽になります。

「保存」ボタンで入力内容を残しておけば、同じ物件の次の引渡しで鍵の種類や確認項目をそのまま使い回せます。体験版でも入力・プレビュー・印刷まで試せます（PDFには「体験版 SAMPLE」の透かしが入ります）。

よくある質問

鍵受領書は法律で義務づけられていますか？

法律上の必須書類ではありませんが、鍵の授受を記録しておくことは入居時・退去時のトラブル防止に有効で、実務上広く用いられています。管理会社が独自様式を定めている場合はそれに従ってください。

鍵受領書・鍵受領証・鍵引渡書は違う書類ですか？

呼び方は異なりますが、対象物件・引渡日・鍵の種類と本数・当事者の署名を記録する点は共通で、実務上は同じ書類として扱われることが多くあります。受け取った側の視点では「受領書・受領証」、渡した側の視点では「引渡書」と呼ばれます。

鍵の本数はどのように数えますか？

玄関・勝手口・メールボックス・オートロック・駐車場・物置など、種類ごとに本数を分けて記載し、合計本数も明記します。スペアキー（予備）も本数に含めて数えます。

シリンダー番号（キーナンバー）は書いた方がよいですか？

鍵に刻印がある場合は控えておくと、紛失・複製・照合の際に役立ちます。ただし防犯上、書面の取り扱い・保管には十分ご注意ください。

不動産売買の引渡しでも使えますか？

使えます。受領者欄に買主、引渡者欄に売主を記入し、残金決済の後に引き渡した鍵の種類と本数を記録します。付帯設備の取扱説明書や保証書を一緒に渡す場合は、引渡確認のチェック項目に追記できます。

鍵受領書をPDFで発行するにはどうすればよいですか？

必要事項を入力して「PDFで発行（印刷）」を押し、印刷画面の送信先でPDFとして保存する項目（「PDFに保存」など。表示名はブラウザやOSにより異なります）を選びます。署名押印が必要な場合は、印刷して双方が署名押印したうえで1部ずつ保管します。

参考：国土交通省「賃貸住宅標準契約書」（平成30年3月版・連帯保証人型 PDF）／不動産ジャパン「不動産の引渡しを受ける」

※ 本ページおよび本ツールが作成する書面は、一般的な参考様式・参考情報であり、法的助言ではありません。管理会社・仲介会社が独自の様式を定めている場合はその様式に従い、契約や精算に関わる重要な事項は必要に応じて専門家にご確認ください。